本章学习重点：
采购作业过程监控的目的和内容
采购作业过程监控的方法
运输交货进度和验收入库过度控制的方法和要点
主题词：
过程监控进度控制奖惩
采购作业过程监控
采购作业过程监控的主要目的是为了保证实现采购工作的目标和完成采购计划。其主要依据是采购计划，因为在采购作业过程中，实际工作与采购计划往往会出现偏差，而采购监管与控制的职责就是纠正偏差的过程。应采取各种措施，把那些不符合要求的采购活动纳入到正常的轨道上来，使企业稳定地实现采购的目标。
采购监管与控制的目的就是实现适时（Right Time）、适质（Right Quality）、适量（Right Quantity）、适价（Right Price）、适地（Right Place）的“5R”采购目标。
一、采购作业监控的内容
从采购监控的内容来看，主要是采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的收集与使用以及采购绩效的评估。
1.采购人员的监控
采购人员是采购活动的执行者，也是关系到采购活动顺利进行的关键。对采购人员的监控中，需提高采购人员的素质，避免和消除在采购活动中存在的假公济私、索贿受贿、贪污腐败、损害企业利益等行为。因为一些供应商会给予采购人员一定的回扣，以此从采购人员手中获取采购订单，而这些产品往往是高价的或者是质量差的。
所以应加强采购人员的职业道德教育、业务知识培训，建立奖惩制度，及时对采购人员进行奖惩；同时建立采购人员稽核制度，并定期实施稽核。
2.采购流程的监控
采购流程的监控贯穿于整个采购的流程，但并不意味着整个采购流程的各种活动都是监控的直接对象。采购控制应当抓住采购流程中的关键点，以重点控制达到控制全局的目的。采购流程监控的重点包括以下方面：
采购计划的制订；
请购的提出与审核；
采购文件的准备过程、审批程序；
合格供应商的选择；
向合格的供应商提交采购文件的方式、时机等；
采购合同的审批；
采购合同的签订；
向供应商反馈采购物料的质量状况；
在供应商处验证采购产品；
对供应商提供的产品进行验证；
对采购物料进行接收；
采购款项的支付；
采购文件的保管。
3.采购资金的监控
在一个企业中，对采购资金的控制是相当重要的。采购资金控制的手段有：
（1）采购预算控制
采购预算是一种以货币和数量表示的采购计划，是采购计划的具体化，它为采购资金的控制提供明确的控制标准。采购人员必须按照预算使用采购资金，努力使采购计划符合实际，贯彻既保证生产，又节约费用的原则，需要什么就采购什么，需要多少就采购多少。
（2）严格的规章制度
对于采购资金的使用，要建立起一套严格的审批制度、书面证据制度。资金的领取、审批、使用，一般要规定具体的权限范围。
对于货款的支付，要根据对方的信用程度，具体的风险情况进行妥善的处理。比如，一般货款的支付，要等到货物到达并验收合格以后，再付全部货款；出差的差旅费的领取数量、领取审批等都要有较详细的规定等。
4.采购信息的收集和使用
采购作业控制过程是通过采购信息的传输和反馈得以实现的，控制部分由信息输入到受控部分，受控部分也有反馈信息送到控制部分，形成闭合回路。管理人员正是根据反馈信息才能比较、纠正和调整他发出的控制指令，从而实现有效控制。
5.采购绩效评估
绩效评估可以清楚地展示目前采购部门及个人的工作表现，从而找到现状与预设目标的差距，也可以奖勤罚懒，提高工作效率，促进组织目标的实现。
二、采购作业监控的方法