②个人素质指标体系。
对个人素质的评价相对就会灵活一些,因为它不仅包括现有的能力评价,还要包括进步的幅度和潜力。主要内容包括:谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的,主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面,如何进一步在个人能力上有所提高。为配合这些改进,可为员工安排内部的或外部的培训课程。
(2)等级评价
在评估完成之后,再把员工划分成若干个等级,或给予晋升、奖励,或维持现状,或给予警告或辞退。可以说,这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。
在绩效评估结束之后,应安排职业规划设计。职业规划设计包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。
采购人员的监控
对采购人员进行监控,其目的在于确保采购人员的行为能符合组织所确立的规范,并查核有无为自己或为他人而牺牲组织利益的情况,更借此培养采购人员应有的道德观念。
一、监控要求
采购人员的监控,多以秘密方式进行,因为事关个人品德的问题。担任监控的人士,除了采购经理必须负行政责任,经常督导下属的言行操守外,为求立场客观,另由组织内部的稽核人员担任,借以避免采购经理包庇、纵容下属的不当行为。
二、事前防范措施
1.建立价格差异报告制度
采购人员若处心积虑与供应商勾串,必通过虚抬价格协助供应商获取暴利,然后分成。因此,对于新购价格与原购价格的差异,应提出书面报告,并分析说明涨价理由。该项报告制度,一方面可了解涨价原因;另一方面也有“例外管理”的作用,提醒采购经理特别注意,详加审核。若采购金额较大,且上涨幅度颇大时,该采购项目应送交稽核部门或会计部门评核,甚至应呈请总经理核准,以排除一切不合理、不合法的涨价行为,遏止任何可能损害组织利益的情形发生。
采购经理或稽核人员若对价格有所疑惑,最好的办法是,私下对未报价的合格厂商秘密查询。若采购人员或供应商对价格“灌水”太离谱的话,经此询问比对,势必原形毕露。
2.争取供应商的合作
若能争取供应商的合作,则稽核工作一定事半功倍。不过供应商为表示绝无勾串,或为防止采购人员将来报复,通常起初都不肯合作。所以,必须软硬兼施,说之以理,动之以情,必要时申言不惜采取法律行动。在约谈供应商之前,最好能掌握一些线索,然后严加诘问,否则无的放矢,势必无功而返。最好的办法是,平日定期造访供应商,建立友谊,以使对方自愿充当“线民”,揭发采购人员索贿、受贿的劣行。
三、事后稽核
采购人员的监控,可从下面一些现象着手,然后抽丝剥茧,自然可以掌握违反行为规范的事实。
1.选择错误的采购对象
若采购人员订购的对象,并非该项货品的专业厂商,或该货品并非订购对象的主要营业项目。譬如采购小五金(铁钉、砂纸、手工具、棉纱手套等)而向大五金行(经营铁管、钢板、钢筋等)购买,显然有弊端存在。
2.故意通过中间商购买
某些货品在国内有总代理或经销商,采购人员却不经过这种配销渠道采购,而向无正式代理配销资格的厂商采购。或者,货品可直接向原制造厂商购买,却经由中间商购入。这两种情形,除非有特殊因素,否则,显然有“图利他人”的嫌疑。
3.采购数量集中于一家
当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格的厂商为数不少,但得标厂商总是固定为某一家,这可能是买卖之间有不当的“默契”,或供应商有“图标”行为。另外,一次采购同类货品规格有很多种时,如果某厂商的报价在众多不同规格的货品项目全部皆最低,最后由其独揽交货数量,则显示采购人员有将竞争厂商报价资料泄露给得标厂商的嫌疑。
4.准购单越级审核
有些采购经理恪尽职守,对各种可能发生的弊端,在审核准购单时多能事先防范与纠正,而使心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。居心不良的采购人员可能会利用采购经理出差或请假之时,将准购单越级呈请上级主管签核,以遂其不轨之计谋。因此,采购经理对于未经亲自审核的准购单,应于事后细加盘查,则不难发现采购人员的违规情形。
5.生活阔绰,行为诡异
若采购人员与供应商有所勾结,并获取不当利益后,有些人无法掩藏“暴发户”的举止,生活非常阔绰,而且与供应商过从甚密,形同“最佳拍档”。此种现象,应予注意,并设法深入调查该采购人员经办的采购项目是否有不轨之处。
6.信函检举
有些供应商不齿采购人员贪得无厌,可能会以信函举发其强索回扣之事。因此,采购经理及稽核人员即可据以明察暗访,以搜罗采购人员的违规行为。
以上所述,是采购人员违反行为规范的可能途径及事后稽核之道。
探究.思考
1.采购部门的职能通常有哪些?
2.采购人员需要具备的职业素质包括哪些?
3.对采购人员的技术方面的培训,可归纳为哪五大类?
4.对采购人员的监控,可从哪些方面着手?