执行机制要解决的问题是实施,前提是要对规范进行广泛的宣传和认真的培训,比如发放手册、张榜告示,让所有采购人员知道规范的内容,又比如定向培训、专门指导,让采购人员清楚应该怎样去做。只有明白了要做什么和怎样去做,严格的实施才有基础。
监控机制要解决的问题是效果,需要从三个方面入手:一要避免身兼数职的现象,做到各司其职,实现相互监督;二要确保实物和账面的一致,所有货物都要验货入库、据实登账、适时盘点,做到账物相符;三要抓好采购稽核工作,针对采购过程和采购人员进行全方位的检查,通过事前、事中、事后的稽核,预防、控制、查处各种舞弊行为。
保障机制要解决的问题是举措,用以促进规范的落实。主要的举措有三条:首先要缩减采购人员的自由裁量权,把权限纳入可控的范围,压缩舞弊的活动空间。其次要实行采购人员的岗位轮换制度,以减少采购人员因在同一岗位时间过长而引发的舞弊可能,通过离岗审计起到震慑效果。
最后采购人员的薪酬分配要与创造的绩效挂钩,考核的重点要放在成本降低、采购增值、服务提升方面,绩效越高收入越多;有条件的企业还可以考虑回扣提成的方法,充分利用商业规律,鼓励采购人员争取更多正当的促销折扣,并在企业所得的明示回扣中按照一定比例的分配给相关的采购人员,以激励其贡献,增加其收入。
二、章法制裁
章法制裁就是按照企业规章和国家法律对采购舞弊行为进行严惩,通过提高舞弊的成本,让采购舞弊者得不偿失。采购舞弊不是单方面的行为,有行贿者,有受贿者,还有索贿者。不管是行贿、受贿,还是索贿,都不应该姑息,都必须受到章法的制裁。
章法制裁有三个步骤:第一是制定政策,第二是公开信息,第三是从严处罚。
制定政策就是要对采购舞弊的行为、举报、审查、处罚做出明文规定,列出属于舞弊行为的可能范围,提供进行举报的联系方法,告知舞弊审查的形式内容,明确采购舞弊者将面临的处罚。
公开信息就是将反舞弊政策向采购人员和供应商家公开,让所有参与采购者都知道有哪些法律、规则、规定需要遵守,清楚违法违规将付出什么代价,以使参与者望而生畏、不敢造次。
从严处罚就是要照章办事、依法处理。企业要依据反舞弊政策,对舞弊者重拳出击。对企业内部人员,可以采用罚款、停职、调岗、开除、移
交司法机关等方法进行处置;对供应商,可以通过取消供应资格、进行法律诉讼等途径处理。通过从严处理,在让采购舞弊者身败名裂、得不偿失的同时,也提醒相关人员接受教训,以免重蹈覆辙。
通过制定政策可以达到遏制舞弊的目的,通过公开信息可以起到安民告示的作用,通过从严处罚可以收到惩前毖后的效果。
以下是与五家知名企业相关的采购舞弊案件。
2004年3月,朗讯公司被曝出资千余万美元招待中国政府官员、电信运营商高管“访问美国”。朗讯公司因此被美国司法部和美国证券交易委员会重罚250万美元。
2007年8月,家乐福北京区域的8名经理级员工因涉嫌收受供应商贿赂被警方拘留。此案涉案贿赂总额超过百万元。
2009年8月,美国艾利丹尼森公司总部发表声明,承认该公司旗下的中国公司为了获得利润丰厚的订单曾以巨额资金向中国相关人员行贿,表示该总部在经过调查后向美国证交会和司法部报告了这些违法行为,并建议缴纳20万美元的罚款。
2009年9月,可口可乐旗下的上海申美饮料食品有限公司市场部员工朱某被上海浦东新区警方带走,受贿金额逾1000万元,申美饮料公司原总经理也因此事而被调离。
2012年5月,中国国际经济贸易仲裁委员会作出裁决,认定补充协议无效,要求加多宝集团停止使用“王老吉”商标。当时为了签署这份补充协议,鸿道集团董事长陈鸿道向广药集团副董事长、总经理李益民行贿300万元港币,事发后受贿者李益民被判处15年有期徒刑,而行贿者陈鸿道却弃保潜逃,至今逍遥法外。
五个采购舞弊案件,反映了不同的处罚力度。朗讯公司和艾利丹尼森公司都涉嫌违反美国《反海外贿赂行为法》,但后者由于主动查处并自愿认罚而得到从轻处理。家乐福和可口可乐公司的受贿员工都受到了法律制裁,可口可乐公司还对主管人员进行了处理。“王老吉”商标案的受贿者和行贿者,则处境截然不同。从这些案件中,也可以看出中美两国在法律上的差距:在中国行贿,却在美国受到了惩罚;而其他案件的行贿者,都没有受到应有的制裁。美国的法律对在海外的企业行为都能监管到位,而中国的法律对发生在本土的企业行为却无能为力。这种结局至少说明两点,一是我国的法律还不够完善,二是我国的法制还缺乏力度。企业要想在治理采购舞弊方面做出成效,还需要付出更多的努力,要在现有的法律框架内,通过司法途径,将受贿者和行贿者绳之以法。
还有一个值得警惕的倾向,就是企业高管对舞弊腐败的容忍度有所上升。安永会计师事务所2012年5月发布的相关调查结果表明,来自43个国家的1700名接受调查的企业高管,都对企业的反腐败项目表现出一定程度的疲劳,有44%的企业高管认为员工并没有因为违反政策而受到惩罚;在400位接受调查的财务总监中,有15%的人表示为了赢得交易愿意行贿,而上一年有此意愿的比例只占9%。事实上,正确的态度应该是对各种舞弊腐败行为实行“零容忍”。员工之所以没有因为违反政策而受到惩罚,根本原因就是企业高管的失职。而为了减少经营压力去行贿,则更是一种荒唐的想法,虽然在法治还不健全的情况下有可能得逞,但最终肯定不会有好下场。
这方面,阿里巴巴集团的做法值得推荐。作为集团首领的马云对内部腐败采取的就是“零容忍”的态度,专门组建了廉正部,开始实行自我净化的内部控制机制,并展开了一系列的反腐行动。2012年3月,阿里巴巴旗下的淘宝网“聚划算”总经理阎利珉因为对内部腐败蔓延负有责任而被免职,有三名获取不当利益的员工被开除并移交司法机关。5月集团在淘宝网发布了决意反腐的公开信,并将廉正部的电子邮箱公布于众,呼吁各界举报监督,一时间廉正部邮箱涌进的邮件超过4000封。与此同时,有9家店铺被永久关店并进入司法程序,数名涉嫌腐败的员工也被拘捕。除了对腐败行为的处理,阿里巴巴还进行了自由裁量权核定、离任审计、技术换岗等多种内控方式的尝试。
总起来看,情况正在朝着好的方向发展,一方面内部的控制力度明显增强;另一方面外部的行贿成本也正在加大,因为顶风作案的人少了,行贿的代价自然就会升高。但愿这种良好的势头,能够得到持续保持并不断加以扩大。