技术实力主要体现为企业能够把需要的技术应用到具体的实践中。电子采购的实现,需要依托于许多技术,包括计算机技术、多媒体技术、数据库技术、EDI技术、网络技术、安全技术、密码技术、管理技术等。每种技术都包含不同的内容,以解决不同的问题。比如数据库技术,主要作用是存储和管理各种数据;EDI技术,可以实现电子单证在计算机应用系统之间的传输、识别和处理,通过电子单证取代纸质文件达到降低成本、提高效率的目的;安全技术,用以保障交易安全,包括防火墙、信息的加密和解密、数字签名等,确保传输保密性、数据完整性、信息不可否认性、证明交易原始性。
建立买方门户,需要有专业技术人才做后盾,包括计算机设计专家、系统维护专家。在对采购流程进行优化的基础上,需要有专业技术人员来完成采购网站的设计、实施、维护工作,以保证买方门户的实施与运行。企业如果缺乏相应的技术实力,要想自主建立采购门户是完全没有可能的。
二、资金实力
资金实力主要体现在企业具有自主开发网站或购买相应技术服务的经济能力。
自主开发买家门户需要有大量的资金投入,包括前期的硬件和软件投入、中期的人事和培训投入,后期的实施、管理、维护投入。此外,还需要为供应商融入系统提供相应的配套投入,如相应设备和相关培训。据DeloitteConsulting对200家国际大公司的调查,建立买方户的成本在200万~400万美元。
通过购买技术服务建立采购网站,数额也很庞大。通常购买实现某一种特定功能或完整解决方案的技术服务,需要投入几十万元到几百万元不等。一个特定的功能实现,如招标、竞标系统至少要投入几十万元,一套完整的解决方案最少要投入几百万元。花费的多少,取决于要求的高低、实现的难易程度。
企业如果缺乏相应的资金实力,要想建立自己的采购门户也是不太现实的。
三、管理实力
管理实力主要体现为企业具有买方门户的实施基础和运行团队。实施基础主要有两条:一是决策,二是理念。首先要在考虑成本风险、供应风险、管理风险的基础上,对电子采购是否能达成预期目标进行客观的评估,并做出正确的决策。其次要在企业内部形成对实施电子采购的共同理念,从需求和创新的角度认识电子采购的必要性和紧迫性,做到高层领导重视、部门主管配合、采购人员认可。
运行团队主要分为两部分:一是落实,二是管理。首先是有推动力,对企业的采购管理能进行认真梳理,对不合理的环节能做出改进,可以为导入电子采购系统扫清障碍。其次是有执行力,能按企业的预期对采购系统进行管理,能对供应商的动态进行追踪,可以确保电子采购系统的顺利运行。
技术实力是基础,资金实力是前提,管理实力是关键。企业自主建立买方门户,离不开这三种实力,而资金实力和管理实力尤为重要。云溪集团电子商务平台的推出,大致经历了决策、购买、研发、安装、培训、管理六个阶段。2008年集团在调查和评估的基础上,决定建立电子商务平台。同年11月,集团采用招标的形式签订了购买电子采购软件的协议。研发要求要体现集团的管理理念,实现集团的管理目标,充分利用现代网络技术,集采购管理、采购咨询、供应商回应等多功能为一体,并要兼顾系统的扩展需求。2009年5月,集团技术人员和软件供应商对系统运行环境、站点设置、初始化设置等问题进行了研究,并成功安装了系统应用软件。随后管理部门对相关人员进行了培训,对内培训主要是采购功能演练,对外培训主要是系统应用。2009年10月电子商务平台正式运行,工作重点转向系统的管理,采用了“统一受理、分步操作、定岗定职、项目负责、全程监控”的运行模式。对供应商实行“监管网络化、管理制度化、考核数字化”
的管理模式。对内管理的重点在职能分离、业务分段,对外管理的重点是严格制度、有效防范。通过管理维护企业的商业信誉和形象,实现企业的采购目标和任务。
云溪集团的采购电子化过程,充分展现了企业的资金实力和管理实力。由于企业缺乏相应的技术实力,只能通过购买服务的方式予以解决。但要获得相应的技术,需要有资金实力和管理实力的支撑。正是有了资金实力和管理实力,云溪集团才能顺利完成从传统采购到电子采购的飞跃。