会议纪要是产生于会议后期或者会后，适用于记载和传达会议情况和议定事项的公文文种，属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理后形成的文件，概括性强、凝练度高，可以用于通报情况或者作为执行依据。会议纪要适合于任何会议，无论是党政机关还是企事业单位都可以使用。
根据会议纪要内容的写法不同，会议纪要则可分为分项式会议纪要、综述式会议纪要和摘要式会议纪要三种类型。
根据会议纪要的会议类型的不同，可以把会议纪要分为决议性会议纪要和学术性会议纪要两类。
决议性会议纪要是对领导层在会议上经过集体讨论所形成的决议性意见进行阐述的纪要，具有政策性、理论性、指导性等特点，同时具有明确的指示性，对下级部门或者部门内部具有很强的行政约束力。学术性会议纪要是讨论型的会议纪要，既可以按发言人的先后顺序来整理纪要内容，也可以按问题类别来整理纪要内容；特别要注意在纪要中表达清楚所讨论问题的分歧焦点在哪里，有哪几个不同的观点。学术性会议纪要不具有法定的行政权威和约束力。本章要叙述的是决议性会议纪要。
特点
会议纪要是对会议情况的记录和整理，主要有以下四个特点：
1.纪实性
会议纪要记录的是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，是对会议实况的一种缩略反映，不能随意增减或更改内容，必须保证所写的材料是真实地反映会议内容的。
2.条理性
会议纪要最特殊的性质要对会议精神和议定事项分类别、分层次归纳、概括，使之条目清晰、逻辑清楚。
3.概括性
会议纪要是对会议要点的记录，必须抓住会议的精髓、概要，以极为简洁精练的文字高度概括会议的内容和结论，类似于为会议做了一个提纲。会议纪要既要反映与会者的一致意见，又要兼顾个别同志有价值的看法，分类记录在案，以备查看。有的会议纪要还要用一定的分析说理，来表明特定的观点。
4.广泛性
任何类型的会议都可印发纪要，尚待决议的事项或者对同一事项有不同意见的，也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。
行文对象
会议纪要记录的是会议情况和已议定事项，它的行文对象是参加会议的人员和未参加会议但与会议讨论事项相关的人员，行文对象相对固定。由于其行文对象既有与会人员，也有未参加会议的人员，因此会议纪要一定要把会议的情况和已经议定的事项准确概要地表达出来。这样既能使与会人员对会议情况有一个清晰把握，也能使未参与会议但受会议结果约束的人员把握会议的深意，在实际工作中依据会议精神来行事。
会议纪要的行文对象相对有限，同样，也相对来说具备一定程度的知识、认知能力和专业能力，所以会议纪要只要求记录会议梗概，把与会人员的各种观点或者会议精神准确地概括出来即可，不要求内容详细具体。会议纪要符合行文对象的认知水平，能够提纲挈领地对行文对象以后的工作开展提出指导即可。
格式
会议纪要就是对会议情况的一个记录和概括，格式上没有太多需要注意的细节。它主要包括标题、正文和结尾三个部分。
1.标题
会议纪要的标题一般有两种形式：
第一，由会议名称+文种两部分组成；第二，由说明会议意义或内容的正标题+说明会议名称+文种的副标题三个部分组成。
2.正文
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三个部分构成。
（1）导言。
导言是描述会议召开情况的，一般采用简述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等内容。
（2）主体。