报告是下级机关向上级机关反映情况、汇报工作、答复上级机关询问时使用的公文文种。在实际情况中，报告可以做多种分类：根据报告的时间期限不同，可分为定期报告和不定期报告；根据报告性质的不同，可分为综合性报告和专题性报告。综合性报告是综合反映某一特定时间段内全局工作状况、经验教训和未来趋势的报告；专题性报告是专门就某一问题、情况等向上级机关所做的报告。
根据报告行文目的不同，可分为呈报性报告和呈转性报告。呈报性报告是汇报性报告，其行文目的在于让上级机关了解情况。呈转性报告是建议性报告，其行文目的不仅仅在于让上级机关了解有关情况，还希望上级机关将其建议或要求批转给各有关单位贯彻执行。
根据报告内容和适用范围的不同，可以分为工作报告、情况报告和答复报告。这种分类是在实际中最为人们熟知的报告分类。工作报告是下级机关向上级机关汇报一定时期内全局工作或专项工作的报告；从报告性质来看，工作报告往往侧重于常规性工作的汇报。情况报告主要用于汇报下级机关所发生的重大紧急情况，如重大事故、严重灾害、各种重大突发性事件、社会上出现的新倾向等情况，以便上级机关准确、及时掌握事态发展动向，做出正确的处理。所以，情况报告往往侧重于突发性重大情况的报告。答复报告是答复上级机关询问的报告，是一种被动行文的报告。
在此需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然带有“报告”二字，但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告是有区别的，不属于行政公文范畴，不能与行政报告混淆。
特点
报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。它的主要特点就是客观性、政策性和陈述性。
1.客观性
报告中汇报的工作，是下级机关一段时间内的全局或某项工作的回顾或总结。报告所反映的情况，只能是下级机关在实际工作中所碰到的情况或问题。答复上级机关询问的报告，也只能依据下级机关实际了解的情况和实践情况进行答复。报告的内容须真实，符合客观实际，不能弄虚作假。
2.政策性
报告中要反映出下级机关在实际工作中对国家方针政策的认识与落实情况，描述在工作实践中为落实国家政策都进行哪些方面的努力，并且报告取得的成果。
3.陈述性
报告的表达方式必须是概括陈述式的，也就是以叙述和说明为主，而且叙述和说明必须是概括性的，只要求做粗线条的勾勒，而不要求详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节。
行文对象
在行文关系上，报告属于上行文，是下级机关对上级机关进行报告。其行文对象就是下级机关所对应的上级机关。
因为报告的主要功能是汇报工作、反映情况，或者答复询问，所以多运用叙述的手法来叙述工作事实、说明情况，以便上级机关及时、准确地了解下情。又因为报告的种类繁多，性质不同，篇幅一般较长，在撰写报告时，要求下级机关根据报告的性质、目的的不同，有侧重地安排报告内容，使上级机关能够很快地抓住报告重点，理清报告的目的。
报告的行文对象是上级机关，而上级机关往往不能完全掌握下级机关工作实践中的全局，因此，报告行文中力求对工作的各方面的汇报内容全面、重点突出。
格式
报告的格式在《办法》中有明确的规定，主要包括标题、正文和落款三个部分。
1.标题
报告的标题有两种常见形式：一种是由发文机关+事由+文种三个部分构成，比如《××供电局年中工作总结》等；另一种是由事由+文种两个部分构成，比如《答复×××事项询问的报告》等。
2.正文
报告的正文一般由开头、主体和结语三个部分构成。
（1）开头。
开头主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”的过渡方式转入下文。
（2）主体。
主体是报告的核心部分，用来说明报告的具体事项。它一般包括两部分内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。不同类型的报告中，正文中报告事项的内容有不同的侧重。比如：建议报告的重点放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法；工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，一般使用序号、小标题区分层次；答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由；递送报告只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。
（3）结语。
根据报告种类的不同，报告结语一般都有不同的程式化用语，一般在主体下方另起一段来写。建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转××执行”；工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”、“请收阅”等。
3.落款
一般情况下，要求在正文右下方署上机关单位或主要负责人姓名，并于其下写清楚年、月、日，加盖单位公章或主要负责人印章。如果标题中有发文机关名称，这里可以不再署名。