明白采购成本的变因,有助于采购总监明确采购成本管理的重点。
案例一:江苏林海集团为了降低采购成本,在建立制度、确定原则、明确规定的基础上,通过采用招标方法和执行业务审核,取得了明显的收效。近五年来,该集团组织了142次招标采购,招标金额为9340万元,节约资金1778万元,审核采购业务789项,审核金额为7378万元,节约资金1506万元。
案例二:某商城的运作需要采购大量的服务来支撑,因此把降低采购成本的重点放在了与供应商的合作方面。该商城通过两种方法降低了采购成本:一种是成本分析法,比如通过对服务商电梯维修成本的分析,减少维护费用支出几十万元;一种是双赢法,比如利用清洗作业的淡季,与清洗公司签订清洗合同,节约清洗服务费用近10万元。
案例三:山钢集团莱钢公司通过“五举措”降低了采购成本近3亿元:一是优化进口矿采购渠道,终止西非毛粉资源,新增澳矿资源,开拓南非资源;二是踏准市场节拍,提前预判,采用“现货+期货”采购方式,节约资金1536万元;三是密切关注海运市场动态,统筹港口资源、协调租船等事宜,减少运费支出2950万元;四是开展跨境贸易结算和融资,较境内贷款降低财务费用117亿元;五是综合分析宏观信息,合理优化库存结构。
影响企业采购成本的变因各不相同,有的是内因,有的是外因,还有的是内因外因兼而有之。林海集团的变因主要在内部,采用的攻略是从内因入手;某商城的变因主要在外部,相应的做法是立足于外因;而莱钢公司的主要变因是内外兼备,需要的对策就是双管齐下。三家公司的不同经验说明了一点:只有认准了主要的变因,才可能对症下药抓出实效。
(第三节) 采购成本的压缩途径
在知道采购成本结构和明白采购成本变因的基础上,采购总监需要根据企业的实际情况,选择对路的压缩采购成本的途径。有什么途径可供选择。
采购成本压缩途径一览表
途径愿景原则要求重点
优化内部管理全方位
强化外部合作全天候
针对性
有效性
抓住重点
循序渐进
制度规范、系统监控、人才培养、方法择优
渠道选择、关系管理、合作共赢从大的方面讲,主要的途径有两条:一是优化内部管理,二是强化外部合作。内部管理优化的目标应该是全方位,所有与降低采购成本相关的工作都要展开,力求使相关的工作能够得到全面落实。外部合作强化的方向应该是全天候,所有对降低采购成本有效的合作都要进行,力求使有效的合作不受其他条件影响。
当然,全方位目标和全天候方向作为一种愿景,不可能一蹴而就。要想实现这种愿景,还是应该脚踏实地,要以针对性和有效性为原则,要从重点工作抓起,要循序渐进迈向成功。
优化内部管理的重点主要是制度规范、系统监控、人才培养、方法择优。前三个重点,制度规范已在前面提到,系统监控和人才培养会在后面论及,这里要谈的是方法择优。强化外部合作的重点主要是渠道选择、关系管理、合作共赢。前两个重点已经在前面讲过,这里要谈的是合作共赢。
把方法择优、合作共赢视为降低采购成本的重要途径,实际上也是一种共识。《2010年中国采购研究报告》的相关数据表明,企业控制采购成本的途径主要包括供应市场调查、询价和议价、公开招标、逆向竞标、库存控制、与稳定供应商达成战略合作、公司高层审计价格等,其中代表方法择优的询价和议价、代表合作共赢的与稳定供应商达成战略合作被选用的比重最高,平均达到90.6%和74.4%。国有企业、大型企业和外资企业在这两个方面做得更好:通过询价和议价降低成本的国有企业占90%、大型企业占93.3%、外资企业占94.7%;通过与稳定供应商达成战略合作降低成本的国有企业占90%、大型企业占86.1%、外资企业占81.3%。相对而言,中、小企业和私营企业就做得较差,特别是在与供应商达成战略合作方面,中型企业、小型企业、私营企业的比重分别只占到71.2%、52.5%、66%。虽然大多数企业都认同这两个重要的途径,但在具体操作上还是有着不少差别,中小企业和私营企业的采用力度还不够到位。
一、方法择优
从压缩成本的角度看,有许多采购的方法可以选择。
在所列举的八种采购方法中,招标采购、集中采购、联合采购、电子采购、外包采购、国际采购已经在前面的章节中分别作过介绍。这里只对比价采购和直接采购进行一些补充。
1比价采购。所谓比价采购,就是通过对供应价格的收集和比较,选择性价比最好的进行采购。比价应该是采购活动的最原始、最基本的要求,但在实际操作中往往被忽视。比价采购作为一种法规在我国出台是在1999年4月,当时的国家经贸委发布了《国有工业企业物资采购管理暂行规定》,对比价采购提出了明确要求。之所以推出这项法令,源于山东潍坊亚星集团购销比价管理的成功经验。通过实行比价采购,亚星集团的采购成本要比同行业平均水平低出8%。山东省65家重点工业企业学习亚星推广比价采购后,采购成本平均降低5.26%,相当于这些企业全年实现利润的42%,效果明显。
比价采购的实现需要一定的条件,亚星的做法是建立及时反映价格动向的信息网络,实施独立有效的价格审计,明确相关的标准和程序,落实责任严格考核奖惩兑现,取得的成效体现在几个方面:首先是堵塞了资金漏洞,通过比质比价采购,电石供应的一级品率由57%上升到995%,创效1000万元,通过聚氯乙烯工程的国产设备配套,审减了原决算额的41.5%;其次是提升了市场竞争力,通过比价采购使生产成本大幅降低,部分产品的制造成本位居世界先进水平,扩大了国内市场份额,并跨入了国际市场;最后是保障了产品合格率,比价采购为企业生产合格产品奠定了基础,该集团近年来的主要产品合格率一直保持在100%。