二、编好招标文件
招标文件是招标活动的依据，关键的内容有三个：一是招标的实质内容，二是投标的具体要求，三是评审的基本情况。
１招标的实质内容。招标的实质内容又称为实质性要求，主要包括技术规格、合同条款、供货明细、报价清单等。技术规格要清晰，一般采用国际或国内公认的标准，不得标明特定的名称、商标、专利、设计、原产地、供应商等。合同条款要完整，既包括一般条款也包括特殊条款，全面限定双方的权利和义务。供货明细要包括需要交货的品名、数量、时间、地点。报价清单要按照国内供货和国外供货分别填写，国内供货报价的项目包括商品品名、简介、原产地、数量、出厂单价、出厂价增值部分比例、总价、中标后的应交税费等。国外供货报价的项目包括商品品名、简介、原产地、数量、离岸价单价、离岸港、到岸价单价、到岸港、到岸价总价等。
北京市政工程管理处的一位专家在《设备招标采购技术文件撰写》的论文中，提供了相关的实务经验，摘要如下：
１技术参数的确定。既要保持一定的先进性，也要保证一定的可行性，至少要有三家以上的供应商可以达到要求，以确保招标可以实施并避免相关的投诉。
２重要结构的选择。设备重要结构有较大差异时，要针对相关部分进行多层次描述：第一要提出功能要求，第二要提出性能参数要求，第三要提出维修或寿命要求，第四要提出价格要求。
３备品备件的落实。要求投标商列出清单，包括序号、名称、标号、数量、运行保障时间、单价、总价等，并明确备品备件价格是否汇入总价，可以要求在总价范围内进行配置调整等。通过单价和总价的比较，可以确定设备的本身价格、投标诚意、使用成本等。
４相关标注的使用。在技术文件重要条款加注“”，有助于招标商实现采购意图、排除意向外的产品；在有差异性的参数处加注“△”，可以实现评标价的调整，有利于招标商对产品性价比作出判断。条款标注的原则是必须具有一票否决的意义，条款标注“△”一般只用于需要进行比较的部分。滥用标注有时会给招标过程带来不必要的麻烦。
这位专家的经验对设备采购技术文件的编制很具指导意义。举一反三，对于其他产品的采购，在编制招标文件时也需要学习类似的经验，掌握好编制的技巧，以确保招标工作的顺利进行。
２投标的具体要求。投标的具体要求，主要体现在招标公告或招标邀请书、投标须知、投标书规范中。具体包括招标内容、联系方法、资金来源、投标资格、投标语言、报价口径、货币规定、标书格式、标书内容、获取招标文件的途径、投标程序、投标保证金、投标有效期、修改和撤销投标的规定、投标截止期、开标日期、时间和地点等。
３评审的基本情况。评审的基本情况主要包括评表的内容、标准、方法、程序、定标的原则等，一般都在投标须知中予以说明。编好招标文件需要有三种功底：文字功底、知识功底、审核功底。文字功底的作用是保证所编制的文件能够简洁、明确、全面地表达出招标的要求；知识功底的作用是保证所编制的文件不存在与相关法规抵触的情况、技术文件的要求与评标方法相匹配、规格描述清晰无误；审核功底的作用是保证所编制的文件具有完整性、准确性和合理性，没有遗漏，不会产生歧义，标准方法明确，进程安排合理。当内部招标执行团队缺乏相应的功底时，采购总监应该寻求外部的专业支持，以确保招标文件能够发挥预期的作用。
三、选对评标方法
评标的方法有许多，比如最低投标价法、最低评标价法、最接近标底价法、综合评标法、打分法、生命周期评标法、理想点评定价法。但总体来看，上述方法都没有超出《招标投标法》中规定的两种基本评标方法——综合评标法和最低评标价法的范畴。
１综合评标法。综合评标法是通过对投标商的价格、技术、服务、业绩、信誉以及对招标文件的响应程度等因素进行综合评价后决定中标者的评标方法。一般包括三个步骤。
首先是根据项目实际确定评价因素，与采购项目特点相符的因素都应该列入评价范围并予以细化，不能顾此失彼，更不能避重就轻。其次是分配因素权重，要根据各因素对采购结果影响的大小来分配权重比例，对各因素权重分配的比例要合乎财政部的相关规定，价格部分的权重应在３０％～６０％，服务部分的权重应在１０％～３０％。
最后是制订评分细则，需要掌握三个原则；一是以客观事实为依据，力求各因素的分值含量大体均衡；二是以相关法律为参照，价格分的计算统一采用低价优先法计算，尽量减少自由裁量权；三是分值档次要清晰，要能够体现出差距，以方便评审。
２最低评标价法。最低评标价法是通过把非价格因素量化和货币化，与报价一起计算评标价，以价格高低决定中标者的评标方法。采用最低评标价法确定中标者有三个前提和两种方法。
三个前提：一是必须满足招标文件的实质性要求，否则价格再低也不在考虑之列；二是经评审的价格最低，不是最低报价而是根据招标要求重新测算过的最低评标价；三是投标价格不得低于成本，恶意低价竞标者将予以排除。
两种方法：一种是在满足招标文件的实质性要求的情况下，还要根据非价格关键因素的偏离程度调整评标价，并以调整后的评标价确定中标者。以交货期为例，如果１０天为交货期基准点，每延迟１天评标价要增加相应的百分比（０５％、１％等）。另一种是在完全满足招标文件要求的情况下，招标人没有其他要求，则直接按照投标报价确定中标者。
采用哪种方法进行评标，决定于招标的对象、要求和目标。针对物品采购、工程采购、服务采购就需要选用不同的方法。比如在设备采购中，如果只需要满足基本功能就可以选用最低评标法；如果需要满足可靠性和先进性，就应该采用综合评标法；如果为了更好地实现招标目标，可以对评标方法进行组合，在评标过程中先后采用两种以上的评标方法。
选对评标方法可以达到三个目的：一是体现招标原则，二是实现招标预期，三是化解投标问题。不同的评标方法会带来不同的中标结果，评标方法不合理就有可能影响到招标的公平和公正原则。招标的预期是性价比最高、总成本最低，不适当的评标方法显然无法达到这种预期。在投标过程中，有些投标商可能会采取围标、陪标、恶意压价竞标等不正当的手段，通过恰当的评标方法，就可以在一定程度上化解类似的问题。
某建筑公司对工程配套设备进行了一次招标，分为两部分，采用的是综合评标法，评标基准价为投标公司投标价的算术平均值。有四家公司参加了投标，其中一家公司在评标中被确定为废标，实际竞标的只有三家公司。甲公司对一号标的报价最接近基准价，乙公司对二号标的报价最接近基准价，而丙公司的两项报价都几乎与最高限价持平，通过商务、技术、价格评分，最后甲公司以微弱优势中标。在总结招标工作时，专家对招标结果进行了分析，认为甲公司之所以能够中标，主要得益于评标的方法，同时也得益于丙公司近乎最高限价的报价，正是因为丙公司的报价大幅提升了评标基准价才导致了保价较高的甲公司胜出，因此不能排除丙公司有陪标可能。事实上，甲、乙两家公司在设备质量、服务承诺、中标业绩方面可谓是难分伯仲，如果用最低评标价法进行评标，中标者就应该是乙公司，招标人还可以因此节约８万元的资金。
这个案例相当典型，说明不同的评标方法可能会导致不同的评标结果。假如该公司采用最低评标价法，不但可以为公司节约一些资金，更重要的是有利于化解投标商可能的作弊行为对评标结果的影响。因为在这次招标中，丙公司有着比较明显的陪标嫌疑。