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第18章 采购的绩效管理(1)(2 / 2)

采购员人均负责的供应商为36个;

每个供应商平均接受的采购额为482万美元;

占采购资金90%的供应商占总数的32%;

获得认证的供应商数量增加15%;

平均库存周转率原料为12%;

包装材料为21%;

近八成的公司设立的平均采购费用节约率目标为4%;

采购部门的应付账款率为738%;

专职采购人员有本科学历的占81%、研究生学历的占17%,注册采购经理占15%;

专职采购人员平均每年接受培训的时间为28小时。

有了行业标准,企业就可以明确前进的方向和目标。但选用行业标准必须以企业的实际情况为依据,不能盲目照搬,也不能好高骛远。在明确标准前,应该进行相关的可行性分析,比如是否有实现的可能、选定的指标对企业是否重要、学习标杆对企业的业务发展是否有利等,以确保拟采用的标准对企业提升采购绩效的必要性和有效性。

3预算标准。预算标准是一种期望比较标准。以企业的预算为标杆,当企业的情况比较特殊,用纵向和横向比较标准都不太适用时,比如缺乏企业历史资料或业务变化较大,又如已经位列于行业前茅或与其他企业差距过大,可以采用预算标准与企业的预算进行比较。

采购总监在确定考核标准时,应该考虑三个因素:一是可能性,有望实现目标;二是挑战性,达标须经努力;三是严肃性,不得随意变更。

(第二节) 绩效评估的要素

采购绩效的评估涉及评估体系、评估主体、评估方法、评估工具等要素,分别解决以何为导向、由谁来评估、有什么途径、用哪些手段的问题。采购总监应该明确评估体系,落实评估主体,掌握评估方法,用好评估工具。

一、明确三类不同体系

采购绩效的评估体系,可以概括为三大类,一是资源导向型,二是需求导向型,三是效果导向型。

1资源导向型。主要关注采购产品的特殊性和专业性,以供应的精准为前提,要求采购的产品在规格、性能、质量上满足生产或销售的要求。

2需求导向型。主要关注的是需求的满足程度,包括供应的数量和时间、产品的质量、技术的支持、专业的服务等。

3效果导向型。主要关注的是采购的效果,包括效益和效率两个方面,表现为三种形式:效益导向式、效率导向式、综合导向式。

不同的评估体系,决定了评估的角度和方向。采购总监应该根据企业采购战略的重点,选择相应的评估体系。当然,在实际工作中不少企业都存在评估体系不健全的问题,表现为缺乏具体的考核方向和没有明确的考核指标。这种不健全的评估体系,会给企业的采购工作带来很大的危害,严重影响企业采购绩效的提升。

二、了解五大相关主体

采购绩效的评估主要有五大主体:采购主管、财会部门、需求单位、供应商、专业人员。这五大主体在评估绩效的重点、角度和目的方面,都有着明显的差异。

1采购主管。采购主管对采购人员的业务能力、工作态度、采购效果都比较了解,评估的重点是采购的结果,评估的角度相对全面,评估的目的是为了提升企业整体的采购绩效。

2财会部门。财会部门掌握企业的资金分配,负责企业的成本核算,清楚采购资金的运作状态和运行结果,评估的重点是采购的效益,评估的角度是采购成本的高低,评估的目的是控制成本。

3需求单位。需求部门负责采购物品的验收和使用,评估的重点是需求的满足程度,评估的角度是供货的数量、时间、品质,评估的目的是为了保证供应。

4供应商。供应商直接与采购人员打交道,评价的重点是采购商的战略和采购人员的素质,评价的角度是采购的方法和采购的行为,评估的目的是优化采购商的对外形象。

5专业人员。专业人员对采购业务有系统、深入的研究,评估的重点是企业的采购现状,评估的角度是效益和效率,评估的目的是帮助企业寻找改善采购效果的出路。

三、掌握六种常用方法

常用的采购绩效评价方法,包括交替排序法、标杆对比法、强制分配法、要素评定法、关键事件法、定位评分法。

1交替排序法。根据绩效要素对所有被评估人员进行排序,挑出绩效最好的和最差的,随后在剩下的人员中再挑出最好的和最差的,以此类推,直到全部人员都被排列完为止。这种方法的优点是简单实用,评估结果也一目了然,但单凭上司的主观臆断,客观性较差,也容易造成员工的心理压力。

2标杆对比法。选定某种标准(如历史标准、行业标准、预算标准)作为对比基准,对企业采购绩效进行评估。这种方法的优点是参照性强、易于操作,但也可能存在可比性较差的问题。

3强制分配法。根据“正态分布”原理预先确定评估等级及其比例,然后将被考核者的业绩按优劣程度列入其中某一等级。通常的等级和比例为最好10%、较好20%、中等40%、较差20%、最差10%。这种方法的优点是等级清晰、操作简便,但可能出现与实际分布不符的情况,主观的判断容易造成偏差,引发员工的不满。

4要素评定法。确定考核要素并划分为若干等级,且对每个等级做出明确的标准界定,然后据此进行评估,最后再综合得出总的评估结果。这种方法的优点是比较规范、便于考核,但也存在主观性较强的局限。

5关键事件法。通过对工作中最好或最差的事件进行分析,对造成这一事件的工作行为进行认定,从而做出工作绩效评估。这种方法的优点是针对性比较强、有事实依据,但也存在对关键事件的把握和分析方面的差异。

6定位评分法。主要针对明确的、可观察到的、可测量到的工作行为。通过对不同评估项目打分,得出对应的等级,并以此作出评估。这种方法的优点是评估尺度较精确,准确性较高,但可能因为项目和指标在设计上的不足,造成对个别员工行为评估的两极分化。

绩效评估的方法很多,采购总监在确定具体方法的时候需要关注三个问题:一是评估的客观性,主要从主体的多重性和客体的参与性衡量;二是操作的便捷性,主要从指标的简要性和方法的易操性衡量;三是结果的明确性,主要从等级的合理性和数值的差异性衡量。通过对比选择合适的方法,也可以对不同方法进行有机组合,以扬长避短。

通用电气公司在每年的4月份对所有员工进行绩效评估和考核,评估采用的是强制分配法,基本从业绩和价值观两个方面来衡量。评估系统将20%的员工定位为表现杰出者(A级),这些员工将被提升到重要的领导位置;10%的员工定位为失败者(C级),这些员工将被毫不客气地淘汰;另外70%的员工按照表现给予相应的定级,一类是价值观好业绩差,将给予机会和时间改进,一类是业绩好价值观差,面临的将是观察或撤换。采用强制分配法进行绩效评估的优点主要表现在以下两个方面:一是可以克服平均分配,有助于对员工的激励,将有限的资源分配到优秀的员工身上;二是鼓励竞争,提高对个人的约束力,由于每个人都不愿被评到最差的10%中,不是选择离开就必须努力做得更好。但强制分配法也存在着一些缺点,如绩效评估者的个人喜好对评价结果影响较大,或因受比例限制造成结果不公,有两个实例为证。

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