知照函是告知不相隶属机关有关事项的函。主要用于一些机关和行政部门就某些事项做出相关决定和规定后，对其他工作中涉及此事项，但是不相隶属的相关部门做出知照。
特点
知照函具有单一性和广泛性两个鲜明的特点。
1.单一性
严格遵循函文一函一事的原则。一个知照函中，只能就一个事项做出知照；但是可以就这个事项的不同方面做出具体阐述。知照函的单一性同样是对该事项重视的体现，以及确保知照对象能及时准确把握相关内容和要求。
2.广泛性
广泛性是指知照函在实际工作中使用广泛。知照函没有内容和行文对象的限制，因此可以广泛运用于各种需要的情况。
行文对象
知照函的行文对象与前面三个函是一样的，是与发文机关不相隶属但有工作联系的机关。
由于知照函的内容涉及一些行文对象所不知道的新决定、新内容，所以在写作中，要比其他同类函件详细、具体，使行文对象充分理解知照内容的含义。
格式
知照函的格式也是比较固定的，像其他函件一样，也包括标题、正文和落款三个部分。
1.标题
知照函的标题一般包括发文机关+事由+文种三项内容，有时也可以只由事由+文种构成。两者都是规范的写作格式。
2.正文
正文是知照函的主要内容所在。知照函要在正文处用详细、具体的语言把做出的决定和要求告诉行文对象，使行文对象接到函后能快速了解来函的内容，准确做出反应。
正文内容多采用分条列项的方式叙述，层次分明，条理清楚。
3.落款
由发文机关和成文日期组成。 发文机关写全称或规范化简称。成文日期要用汉字写清楚年、月、日，加盖公章。
语体的特点
知照函的内容一般具有很强的针对性，是对相关机关、单位或团体就新出台的政策、新做的决定等进行知照。因此知照函的语体特征一般表现为简洁、明确、平实。
知照函发函的目的在于使相关机关知道新的政策、新的决定或具体事项，以便于工作中注意或者遵守。所以知照函的语言要简洁明白，使行文对象一目了然，不能有表述不清、重复罗唆的地方。知照函是告知性的公文，只要求知照，不做号召鼓舞或者批评。因此，语言力求平实、明确，用最通俗易懂的书面语言把事项表达清楚即可，不需要写得多么精彩华丽。
遣词造句技巧
知照函的目的在于详细具体地告知行文对象新的事项，因此其语言侧重明确，易理解。在行文中不能使用双关语或者容易让行文对象产生歧义的语言，多使用词义单一的词语。
句式安排上，对长短句、整散句的使用要合理斟酌。短句和长句的使用效果有很大不同：短句表意简约明快，灵活多变，清楚明晰；但是长句表意周密严谨，明确精细。因此，在使用中，要注意两者的合理配合。充分运用短句，适当点缀长句，从而使知照函语意连贯，一气呵成，错落有致，逻辑清晰。
范文解析
范文解析一：
国家环境保护总局办公厅函
环办函〔2006〕176号
关于征求《注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责》意见的函
各省、直辖市环境保护局（厅），人事部、公安部、国防科工委、卫生部办公厅，中核集团、广核集团，中国工程物理研究院，中国电力投资有限公司，环保总局核安全中心，各地区监督站：
根据人事部和国家环境保护总局发布的《注册核安全工程师执业资格制度暂行规定》（人发〔2002〕106号），我局组织编制了《注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责》，对核安全审评、核安全监督、民用核设施操纵与运行、核质量保证、辐射防护、辐射环境监测及其他与核安全密切相关的工作领域等执业范围中的关键岗位和职责做了规定。
现将《注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责》（征求意见稿）印发你单位征求意见，请认真研究后于2006年4月30日前书面函复至国家环境保护总局注册核安全工程师执业资格办公室。
联系方式：
国家环境保护总局注册核安全工程师执业资格办公室
地址：北京海淀区红联南村×号（100088）
电话：（010）82212×××-6
传真：（010）62258×××
Email：×××@263net
附件：1.注册核安全工程师执业资格关键岗位和职责
2.关于《注册核安全工程师关键岗位和职责》编制说明
二○○六年四月六日
点评
范文是一篇格式规范、内容详细具体的征询意见的知照函。函开头点明了发布此函的原因和目的，把所有收函单位的须知事项都列在了函中，内容全面而明确。
范文解析二：
取消订单的知照函
×××经理：