行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述。标示性语言的运用可以使函件内容指向更明确，便于行文对象迅速把握事项。
2.多用短句，少用修饰语
短句的特点是简洁明了、明白易懂。在陈述事件的时候使用短句便于行文对象理解，并迅速做出反应。另外，要尽量剔除修饰语，突出核心事件。
3.礼貌用词
礼貌的用词可增加行文对象对发文机关的好感，应合理使用。在使用礼貌用词时，要注意态度的不恭维、不逢迎，并注意敬辞、谦辞的正确使用。
范文解析
范文解析一：
关于商洽合作出版《建党90年》大型画册的函
××美术学院教务处：
在中国共产党建党90周年之际，我出版社决定出版展示中国共产党光辉历程和伟大成就的大型史诗画册《建党90年》。《建党90年》大型画册是一部重要出版物，已得到新闻出版总署和中宣部领导的认可。
由于缺乏专业的美术编辑，因此商洽同贵院合作出版，由贵院抽调优秀学生组成美编组进行创作事宜，我社提供相应的资金支持。希望贵院和我社能通力合作，在建党90周年之际隆重推出这一大型出版物作为献礼。
是否慨允，恳请函复为盼。
××出版社（印章）
二○一一年××月××日
点评
范文虽然篇幅短小，但逻辑清楚、中心突出，既陈述了合作原因、具体内容和合作方式，又表达了强烈的合作愿望，语言流畅，首尾连贯。“贵院”、“请函复为盼”这类谦敬词的使用，也很好地体现了商洽函的语体特征，是一篇商洽函的佳作。
范文解析二：
关于访问学习的函
致××股份有限公司：
敬启者
我公司为××公司（简称：××）。
通过贵我两方2010年4月份的合作，我公司领导层认识到我公司与贵公司存在的差距。因此，我公司拟定了访问贵公司的计划，希望可以通过访问学习贵公司的管理模式、先进理念，以提高我公司人员素质，促进贵我双方在未来的发展中深入、广泛地开展合作。
不知贵公司意见如何，请函告。
公司名称：××公司
通信地址：××市××路××号
邮编：×××××× Email：×××××
联系人：×××经理 电话：××××××××
二○一○年六月五日
点评
范文《关于访问学习的函》是一篇企业之间希望相互学习、谋求建立合作关系的函，语言简洁，表意清晰。寥寥数语便将访问学习目的、合作意向和自身情况介绍等表达清楚、简洁明了。
经验分享
在商洽函的写作中，针对商洽的事项和行文对象，要注意以下三点内容：
第一，准确把握商洽事项。发文机关能否准确掌握事项直接影响着函件的质量。准确掌握核心事件可以使函件内容更加清楚明白，准确性更强。
第二，用语得体。函件的用语代表着发文机关的态度，行文对象的情绪也很容易受到函件态度的影响。因此语句的得体选择十分重要，既要谦恭有礼、尊重对方，又要保持双方地位的平等。
第三，语言要凝练、准确、严密、肯定，避免产生歧义。此外文字不能空泛、空洞，内容要充实完整。